Design Party: O Briefing
O briefing é o começo de tudo.
Antes de pensar nos detalhes, o papel de quem desenvolve um projecto de design para uma festa ou evento é saber exatamente o que o cliente espera. E é, justamente, para isso que existe o briefing.
O termo é amplamente utilizado em Relações Públicas e Marketing, porém é mais popular entre os publicitários e designers. A grosso modo, “to brief”, em inglês quer dizer “resumir”. E o “briefing” seria, basicamente, o resumo de uma série de informações ou recolha de dados em uma reunião para o desenvolvimento de um projeto.
Trata-se de uma poderosa ferramenta, pois é a forma de conhecer, com a ajuda do cliente, um pouco do projecto e de saber exactamente o que será necessário para executá-lo. Nele, encontramos todas as particularidades do cliente. Nele, o cliente deixa claro as suas expectativas, os seus desejos, o que não gosta e o que pode ou não faltar. Nele, é especificado o tipo de evento a ser desenvolvido, para quem se destina e os recursos disponíveis para torná-lo realidade.
A partir do documento é possível chegar a resultados satisfatórios, já que todas as informações são disponibilizadas pelo próprio cliente e no decorrer da produção do evento se transformarão em soluções criativas para chegar aos resultados esperados.
O briefing pode ser aplicado em diferentes etapas do projecto. Num primeiro momento, ele pode ser usado para a elaboração do orçamento com o designer e para um estudo prévio de viabilidade. Através do briefing, o designer ou produtor de eventos conseguirá “visualizar” o que é pretendido e usar o seu know-how para ajudar a criar algo que vá de encontro ao que esperam. No decorrer do desenvolvimento do projeto, quando se torna necessário aprofundar as questões relativas ao evento, ele deve ser usado para extrair do cliente, as demais informações que possam contribuir para atingir as expectativas e as metas traçadas.
A elaboração do briefing fará também com que fique claro o tipo de assessoria que se pretende (e da forma como se pretende) e é possível realizar, facilitando não só o planeamento, como também a posterior avaliação dos resultados.
O ponto de partida não pode, deste modo, ser outro. O briefing é primeiro passo e o elemento-chave para o planeamento de qualquer evento.
DICAS & SUGESTÕES
Sim, o sucesso de um evento está diretamente relacionado à construção de um briefing. E o sucesso de um briefing está em fazer as perguntas certas ao cliente.
Não existe um modelo único. São diversas as perguntas que se fazem necessárias para um bom levantamento das necessidades de evento. No entanto, conhecer o cliente é a chave para entender melhor o que ele procura. E as informações transmitidas pelo próprio são as melhores fontes para que se busque inspiração a fim de executar o projecto.
Lembrando que não basta entregar um formulário preenchido e aguardá-lo, é preciso trabalhar esta construção junto do cliente. Caso contrário, o cliente vai se perder ou se estender na hora de descrever o que ele quer e entregar algo completamente diferente do esperado. Ou pior, o evento não estará de acordo com o que deseja.
Embora seja importante considerar sempre pequenos ajustes e possíveis desvios no projecto, já que cada cliente tem um nível de exigência e nem sempre tem 100% certeza do que quer, o briefing pode ajudar muito a reduzir essa margem de incerteza e é fundamental para que, posteriormente, não haja a necessidade de alterações maiores no projeto apresentado.
Visto que o cliente é parte integral da produção desse documento, preze pela participação activa dele no processo. Pode ser que, em alguns momentos, o que ele propõe seja realmente inviável. Ou talvez ele tenha algo em mente, mas simplesmente não saiba explicar. Por isso, mantenha-se atento e saiba entender o que ele quer, para então sugerir. Ser participativo é fundamental para ajudar o cliente a trabalhar a ideia que ele tem, orientando sobre o que é essencial e o que é irrelevante. Com esse cuidado se evita, prejuízos e coisas que podem ser eliminadas do evento sem fazer com que ele perca a qualidade.
Esse documento é o principal registo de ideias iniciais, então para que o briefing se torne um grande aliado na sua estratégia, é importante que ele apresente as informações e respostas de modo bem claro, detalhado e aprofundado em relação ao que se pretende.
Cabe a quem desenvolve o briefing agrupar as informações mais relevantes e transformar todo esse conteúdo em algo objetivo, para que se possa entender o perfil do cliente e, ao mesmo tempo, saber que caminho tomar para que consiga realizar com precisão e êxito o trabalho estipulado.
Como já destacamos, montar um briefing de qualidade é o primeiro passo para garantir a entrega de um serviço de qualidade e que, principalmente, atenda às expectativas. Por isso, ao responder as questões de um briefing não economize nas ideias e escreva tudo o que tiver em mente. O design é um processo criativo. Logo, não existem respostas certas ou erradas. Todas as respostas são importantes. Com base no seu feedback vai ser possível ter uma ideia do que é pretendido e apresentar um projecto que satisfaça as suas actuais necessidades.
Converse com uma das nossas especialistas e conheça as nossas soluções para festas (clique aqui para mais informações), decoração e arquitectura. Juntamente com o cliente, analisaremos as especificidades de cada solicitação de forma a podermos apresentar um projeto adequado aos objetivos e orçamento propostos.
